Sandėlio valdymo sistema (WMS) – tai vienas svarbiausių organizacinių sprendimų, siekiant užtikrinti sėkmingą logistiką, tiekimą, finansus. Jeigu ši grandis veikia prastai, jokios optimizacijos kitose srityse nekompensuos nuostolių, atsirandančių dėl įvairių klaidų, vėlavimų ar netikslių duomenų. „DreamCubator“ specialistų teigimu, dauguma problemų kyla todėl, kad verslai dažnai renkasi sandėlio valdymo sistemas, neatsižvelgdami į realius procesus. Todėl kviečiame susipažinti su 7 esminiais kriterijais, kurie padės priimti tinkamą sprendimą.
Realių verslo procesų analizė – pamatas bet kokiam WMS sprendimui
Sandėlio valdymo sistema – tai įrankis atspindintis, kaip verslas veikia šiandien. Jeigu procesai nėra iki galo dokumentuoti, jokia technologija jų neišgelbės. Kaip rodo praktika, beveik kiekvienas sėkmingas WMS projektas prasideda nuo išsamios procesų analizės: kaip priimamos prekės, kaip jos sandėliuojamos, kokia yra grąžinimų eiga ir kt.
Svarbu suprasti, kad standartiniai WMS sprendimai dažniausiai būna paremti teoriniais procesais, tačiau realybėje verslai turi išimtis – individualius klientų poreikius, skirtingus prioritetus, organizacinės kultūros ypatumus. Kai pasirinkta sistema neprisitaiko prie šių niuansų, darbuotojai pradeda kurti alternatyvas: popierinius sąrašus, Excel lenteles. Todėl renkantis sandėlio valdymo sistemą, būtina vertinti jos lankstumą.
Duomenys realiu laiku – strateginis pranašumas, ne tik operacinė funkcija
Realaus laiko duomenys neretai suvokiami tik kaip techninė detalė, tačiau iš tikrųjų tai yra vienas svarbiausių veiksnių, užtikrinančių verslo augimą. Visgi, pastebime, kad daugelyje įmonių egzistuoja paradoksas – sandėlis dirba intensyviai, bet vadovams nėra aišku, kas jame vyksta šiuo metu. Likučiai atnaujinami periodiškai, užsakymai vėluoja, sprendimai priimami remiantis
apytiksliais duomenimis. Turint verslo poreikius atitinkančią sandėlio valdymo sistemą:
- pardavimų komanda gali matyti prekių likučius;
- galima realistiškai planuoti išsiuntimus;
- iš anksto numatoma sandėlio apkrova ir galimi rizikos taškai.
Integracija su ERP, CRM ir visa verslo IT architektūra
Sandėlio valdymo sistema yra visos verslo IT architektūros dalis, kurioje jau egzistuoja ERP, CRM, finansų, pirkimų, pardavimų ir logistikos sprendimai. Pastebime, kad viena pagrindinių klaidų – WMS pasirinkimas neįvertinus, kaip ji integruosis su kitomis sistemomis. Svarbu, kad integracija apimtų tiek techninį duomenų perdavimą, tiek procesų logiką. Pavyzdžiui, užsakymo sukūrimas CRM sistemoje turi automatiškai atsispindėti WMS sistemoje, o finansiniai bei atsargų duomenys būti atnaujinti pagal sandėlio veiksmus.
Automatizavimas ir sisteminis klaidų eliminavimas
Sandėlio automatizavimas reiškia kur kas daugiau nei tik greitesnį darbą. Tai, visų pirma, kontrolės mechanizmas, kuris leidžia užkirsti kelią klaidoms. Moderni sandėlio valdymo sistema identifikuoja prekes, seka jų judėjimą, grąžinimus, padeda atlikti inventorizaciją. Dirbant su dideliais klientais, siekis daryti kuo mažiau klaidų tampa būtinas. Barkodai, QR kodai ar RFID technologijos veikia kaip esminė sandėlio valdymo sistemos dalis.
Sistemos techninės galimybės verslui augant
Sandėlio valdymo sistema yra investicija, turinti tarnauti ne vienerius metus. Tačiau daugelis WMS projektų susiduria su problemomis jau praėjus 12–24 mėnesiams, kai verslas pradeda augti – atsiradus papildomiems pardavimo kanalams, sudėtingėjant klientų reikalavimams, didėjant užsakymų apimtims. Todėl renkantis sandėlio valdymo sistemą patariama įvertinti:
- ar sistema palaiko didesnius prekių ir užsakymų srautus;
- ar lengva pridėti naujas lokacijas;
- ar galima keisti procesų logiką neperrašant visos sistemos.
Analitika ir ataskaitos
Sandėlio valdymo sistema turi būti naudinga tiek darbuotojams, tiek vadovams, kurie priima sprendimus dėl investicijų, plėtros ir kaštų optimizavimo. Svarbu, kad sistema gebėtų ne tik kaupti informaciją, bet ir ją interpretuoti. Tai reiškia, kad verslui svarbu turėti aiškias ataskaitas apie:
- sandėlio našumą ir efektyvumą;
- klaidų, vėlavimų ar nuostolių priežastis;
- apyvartą bei kapitalo panaudojimą.
Partneris yra svarbesnis už pačią sistemą
Netgi techniškai stipriausia sandėlio valdymo sistema gali tapti nesėkmingu projektu, jeigu ją diegia partneris, kuris nesigilina į verslo esmę. Kokybiška WMS integracija prasideda nuo pokalbio – partneris turi suprasti industriją, vidinius procesus, rizikas ir tik tada siūlyti technologinius sprendimus. Svarbu, kad diegimas apimtų tiek konfigūraciją, tiek testavimą, dokumentaciją bei aiškią komunikaciją.
Norite įsivertinti, ar Jūsų sandėlio veikla pasirengusi WMS?
Jeigu svarstote apie sandėlio valdymo sistemos diegimą, pirmiausiai svarbu objektyviai įsivertinti, kaip šiandien veikia Jūsų verslas ir kurie procesai realiai riboja augimą. „DreamCubator“ komanda dirba su verslais, kuriems svarbi ne tik sistema, bet ir ilgalaikė vertė bei stabilus veiklos pagrindas. Susidomėjote? Registruokitės susitikimui jau dabar.
